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Eine Vorlage speichert wiederkehrende Zeiten und Personalbedarf. Beim Anwenden entstehen unbesetzte Schichten am gewählten Tag. Bestehende Schichten bleiben erhalten.

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Wer kann das tun?

Inhaber und Manager können Vorlagen ihres Shops erstellen, bearbeiten, anwenden und löschen. Mitarbeiter können keine Vorlagen verwalten.

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Wo findest du die Funktion?

Wähle in der Web-App deinen Shop, öffne Schichten und wähle Vorlagen. Unter Meine Vorlagen findest du gespeicherte Muster.

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Eine Vorlage erstellen

  1. Wähle Neue Vorlage und gib unter Name der Vorlage einen eindeutigen Namen mit höchstens 50 Zeichen ein.
  2. Lege unter Zeitblöcke Beginn, Ende, benötigte Arbeitsrolle und Personenanzahl des ersten Blocks fest.
  3. Wähle Block hinzufügen für eine weitere Schicht. Jeder Block wird beim Anwenden zu einer eigenen Schicht, auch wenn zwei Blöcke dieselben Zeiten haben.
  4. Prüfe alle Blöcke. Beginn und Ende dürfen nicht identisch sein. Liegt das Ende vor dem Beginn, endet die Schicht am nächsten Tag.
  5. Wähle Vorlage speichern und prüfe den Eintrag in der Liste.
Wähle Beliebige Rolle, wenn keine bestimmte Arbeitsrolle nötig ist.

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Die Vorlage auf einen Tag anwenden

  1. Kehre zum Kalender zurück, wähle den gewünschten Tag und dann Schicht hinzufügen.
  2. Prüfe das Datum im Formular und wähle Vorlage anwenden.
  3. Wähle die Vorlage und prüfe Name, Datum und Schichtanzahl in der Bestätigung.
  4. Wähle Anwenden und warte auf das Ergebnis.
  5. Kontrolliere den Kalender und weise den neuen Schichten Personen zu.
Erneutes Anwenden fügt doppelte Schichten hinzu. Prüfe nach einer Fehlermeldung den Tag vor einem erneuten Versuch.

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Eine Vorlage ändern oder löschen

Öffne eine gespeicherte Vorlage, ändere Namen oder Blöcke und speichere. Änderungen gelten für spätere Anwendungen. Ändere bestehende Kalenderschichten separat. Enthält eine bestehende Vorlage mehrere Arbeitsrollen innerhalb einer Schicht, zeigt die Web-App für jede Rolle einen eigenen Block. Nach dem Speichern wird jeder Block bei künftigen Anwendungen zu einer eigenen Schicht, auch wenn du nur den Namen geändert hast. Prüfe vor dem Speichern die Blockanzahl und den Personalbedarf. Zum Entfernen wählst du die Löschfunktion und bestätigst Löschen. Bereits erstellte Kalenderschichten bleiben erhalten.

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Hinweise zu den Plattformen

Öffne in der mobilen App Arbeit → Vorlagen. Tippe auf +, um eine Vorlage zu erstellen, oder wähle eine zum Bearbeiten aus. Gib den Namen ein, lege Zeiten, Rolle und Personenanzahl jedes Blocks fest und tippe auf Vorlage speichern. Über Weiteren Zeitblock hinzufügen ergänzt du Schichten. Beim Schließen mit ungespeicherten Änderungen wählst du Weiter bearbeiten oder Verlassen. Zum Löschen nutze × an der Zeile und bestätige Löschen. Speichere eine Vorlage mit mehreren Rollen innerhalb einer Schicht nicht im mobilen Editor: Er lädt nur die erste Rolle. Beim Speichern gehen die anderen verloren, auch nach einer reinen Namensänderung. Nutze stattdessen die Web-App und prüfe ihre getrennten Blöcke. Anders als die Web-App akzeptiert der mobile Editor identische Anfangs- und Endzeiten als 24-Stunden-Schicht. Prüfe beide Zeiten sorgfältig. Öffne zum Anwenden eine neue Schicht für den gewünschten Tag, wähle Vorlage anwenden, dann die Vorlage und bestätige Anwenden. Die Schichten entstehen sofort und das Formular schließt sich. Prüfe bei unklarem Ergebnis den Kalender vor einem erneuten Versuch. Die mobile Zeitauswahl rundet auf fünf Minuten. Prüfe die Anzeige vor Bestätigen. Schließen ohne Bestätigung behält die vorherige Formularzeit. Speichere das Formular anschließend separat.

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Hinweise für GB und Deutschland

Der Ablauf gilt in Großbritannien und Deutschland. Beim Anwenden verwendet die Vorlage die Zeitzone des gewählten Shops. Prüfe Nachtschichten und das Datum, bevor du Personal zuweist.

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Fehlerbehebung

  • Ist Speichern nicht möglich, prüfe Namen sowie Zeiten und Personalbedarf jedes Blocks.
  • Fehlt eine erforderliche Arbeitsrolle, prüfe die Arbeitsrollen des Shops. Wird eine Rolle entfernt, können Anforderungen bestehender Vorlagen zu Beliebige Rolle wechseln.
  • Aktualisiere nach einem Fehler die Vorlagenliste oder den Kalender und prüfe den gespeicherten Stand vor einem erneuten Versuch. Bei unklarem Ergebnis hilft der Tapp Support.

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